O.III.0932/43/05

P R O T O K Ó Ł

            kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 1 czerwca 2005r. w Urzędzie Miasta i Gminy Ulanów przez Magdalenę Magoń – pracownika w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie, na podstawie upoważnienia Wicewojewody Podkarpackiego z dnia 18 kwietnia 2005r. Nr O.III.0939/42/05.

Przedmiot kontroli: kontrola z zakresu prowadzenia ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001r. Nr 87, poz. 960 ze zm.)

Kontrola objęto okres od czasu ostatniej kontroli do dnia kontroli. Protokół ostatniej kontroli nie zawierał zaleceń pokontrolnych.

Jednostka kontrolowana mieści się w Ulanowie, ul. Rynek 5, 37-410 Ulanów. Burmistrzem Miasta i Gminy Ulanów jest mgr inż. Andrzej Bąk.

Dokumenty do kontroli przedkładał oraz udzielał wyjaśnień na pytania kontrolującego prowadzący ewidencję ludności i wydawanie dowodów osobistych Andrzej Wójcik.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono:

Ewidencja ludności

W okresie objętym kontrolą do Urzędu nie wpłynęły żadne wnioski w sprawach meldunkowych.

Przeprowadzono kontrolę przestrzegania przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w zakresie dokonywania zameldowania oraz wymeldowania osób na pobyt stały lub czasowy.

Rejestr stałych mieszkańców prowadzony jest systemem tradycyjnym oraz w formie elektronicznego zapisu danych.

W czasie kontroli porównano dane zawarte w odpisach aktów urodzeń, małżeństw oraz zgonów w Kartach Osobowych Mieszkańca.

W przypadku urodzeń założone zostały KOM-y i włączone do kartoteki aktualnych mieszkańców i ewidencji komputerowej.

Na KOM-ach umieszczone zostały naklejki z numerem ewidencyjnym PESEL.

W związku z zawarciem związku małżeńskiego w KOM-ach i ewidencji komputerowej dokonano stosownych zapisów i zmian z tym związanych.

W sytuacji zgonu osoby, karty osobowe mieszkańca są przenoszone do kartoteki byłych mieszkańców po uprzednim dokonaniu o tym zdarzeniu wpisu tak w KOM-ach, jak i ewidencji komputerowej.

Dokonując kontroli postępowania przy zameldowaniu bądź wymeldowaniu się osób z pobytu stałego stwierdzono, że czynności te dokonywane są w sposób prawidłowy.

W KOM-ach dokonano wpisów o zmianie adresu i przeniesiono je pod właściwe adresy w kartotece aktualnych mieszkańców.

Stwierdzono także, że zawiadomienia o zmianie adresu osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu przesyłane są na bieżąco do WKU.

Prawidłowo również dokonywane są czynności związane z wymeldowaniem się osób z pobytu stałego. Stwierdzono, że Karty Osobowe Mieszkańców przesyłane są na bieżąco do urzędów właściwych ze względu na nowe miejsce pobytu stałego, zaś otrzymywane zawiadomienia o zameldowaniu w nowym miejscu pobytu stałego dołączone są do kartoteki byłych mieszkańców.

Dowody osobiste

Pomieszczenie, w którym znajduje się stanowisko robocze do obsługi systemu wydawania nowych dowodów osobistych tj. sprzęt komputerowy zabezpieczone jest z obowiązującymi przepisami.

Formularze – druki ścisłego zarachowania do nowych dowodów osobistych rozliczane są na bieżąco.

Wnioski złożone o wydanie dowodu są prawidłowo wypełnione i zawierają wszystkie podpisy, adnotacje i pieczęcie.

Formularze do nowych dowodów osobistych posiadają prawidłowe pieczęcie osoby wydającej dowody osobiste, w kopertach osobowych przechowywane są odcinki A i B formularza – z własnoręcznym potwierdzeniem odbioru dowodu tożsamości przez jego posiadacza.

Sprawdzono wyrywkowo prowadzenie dokumentacji dotyczącej dowodów osobistych i stwierdzono, że jest na bieżąco i zgodnie z przepisami prowadzona.

Sprawdzone koperty osobowe zawierają prawidłową dokumentację dotyczącą wydawanych dowodów osobistych – wnioski, formularze, potwierdzenie opłat, odpisy aktów urodzenia lub małżeństwa.

Wydane dowody osobiste sprawdzono w ewidencji komputerowej i stwierdzono prawidłowe i terminowe wydawanie zgodne z obowiązującymi przepisami.

Na tym czynności kontrolne zakończono.

Uwagi końcowe:

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o uprawnieniach, jakie mu przysługują na podstawie zarządzenia Nr 71/01 Wojewody Podkarpackiego z dnia 10 maja 2001r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli przez Podkarpacki Urząd Wojewódzki w Rzeszowie (ze zmianami), tj. o prawie:

1.       zgłoszenia zarządzającemu kontrolę przed podpisaniem protokołu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole (§ 32 zarządzenia)

2.       zgłoszenia kontrolującemu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń z jednoczesnym podpisaniem protokołu w ciągu 7 dni od jego otrzymania (§ 33 zarządzenia)

3.       odmowy podpisania protokołu, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia zarządzającemu kontrolę w terminie 7 dni od otrzymania protokołu, pisemnych wyjaśnień i przyczyn odmowy (§ 34 zarządzenia).

Po zakończeniu kontroli dokonano wpisu do księgi ewidencji kontroli pod poz. Nr 3.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

Protokół otrzymałem i podpisałem Ulanów, dnia 07.06.2005r.

      Kontrolowany                                             Kontrolujący

 Burmistrz Gminy i Miasta                              Magdalena Magoń      

     mgr inż. Andrzej Bąk