O.III-0932/3/90/05

P r o t o k ó ł

kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 20 września 2005 roku w Urzędzie Gminy w Ulanowie, przez Andrzeja Kosiora – starszego inspektora w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie, działającego na podstawie polecenia wyjazdu służbowego z dnia 19 września 2005 roku nr 110/05 oraz upoważnienia Wojewody Podkarpackiego z dnia 13 września 2005 roku nr O.III-0939/100/05.

            Jednostką nadrzędną nad Urzędem Gminy w Ulanowie jest Rada Gminy w Ulanowie. Organem nadzoru nad realizacją zadań objętych kontrolą jest Wojewoda Podkarpacki.

Przedmiot kontroli: całokształt zagadnień dotyczących prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich oraz zmianą imion i nazwisk.

Kontrolą objęto okres od dnia 01 stycznia 2004r. do dnia 31 grudnia 2004 roku.

            Jednostka kontrolowana mieści się w Ulanowie. Wójtem Gminy Ulanów jest Pan Andrzej Bąk wybrany na to stanowisko dnia 27 października 2002 roku, co potwierdza zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Ulanowie z dnia 30 października 2002 roku. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Ulanowie jest Pan Antoni Kapuściński, powołany na to stanowisko Uchwałą Rady Gminy w Ulanowie z dnia 30 października 1990 roku nr II/9/90.

            Dokumenty do kontroli przedkładał Pan Antoni Kapuściński – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Ulanowie, zatrudniony w Urzędzie Gminy w Ulanowie, który udzielał wyjaśnień na pytania kontrolującego.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono:

W księgach urodzeń Urzędu Stanu Cywilnego w Ulanowie w okresie objętym kontrolą w roku 2004 sporządzono 14 aktów.

W księgach małżeństw Urzędu Stanu Cywilnego w Ulanowie w okresie objętym kontrolą roku 2004 sporządzono 72 akty.

W księgach zgonu Urzędu Stanu Cywilnego w Ulanowie w okresie objętym kontrolą w roku 2004 sporządzono 38 aktów.

            Akty stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Ulanowie sporządzane są pismem ręcznym, w sposób staranny i czytelny, pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości. Akty stanu cywilnego podpisywane są przez powołane do tego osoby i prawidłowo opieczętowane. Po zapisaniu aktu, wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu są wykreślane w sposób uniemożliwiający dokonywanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Numeracja aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego od nr 1 i kończy się numerem ostatnim w danym roku kalendarzowym. W księgach stanu cywilnego strony zapisuje się kolejno, nie pozostawiając stron niezapisanych i zachowana jest prawidłowa kolejność numeracji aktów. Numery nadane poszczególnym aktom odpowiadają numerom nadanym gromadzonej do każdego aktu dokumentacji zbiorowej. Na bieżąco dokonywane są wpisy w rubrykach „Przypiski” dotyczące faktów urodzenia, zawarcia związku małżeńskiego, zgonu, jak również bez zbędnej zwłoki wysyłane są zawiadomienia o tych zdarzeniach do innych urzędów stanu cywilnego w celu uzupełnienia powyższej rubryki. Stwierdzono na podstawie badanych aktów, że akty w tut. Urzędzie stanu cywilnego są sporządzane z zachowaniem właściwości miejscowej. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów prowadzi się w sposób prawidłowy. Poprawnie stosowane są przepisy dotyczące zawarcia małżeństwa w trybie art. 1 § 2 i 3 K.r. i op. Również prawidłowo prowadzony jest rejestr zapewnień składanych do zawarcia związku małżeńskiego w urzędzie stanu cywilnego. Ponadto w urzędzie stanu cywilnego rejestruje się w spisie spraw właściwej teczki rzeczowej zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą obywateli polskich.

            Stwierdzono prawidłowy sposób przechowywania i zabezpieczenia ksiąg zarówno przed zniszczeniem, kradzieżą czy dostępem osób trzecich. Księgi stanu cywilnego przechowywane są w pomieszczeniu położonym na parterze budynku Urzędu Gminy w Ulanowie a dostęp do nich ma jedynie kierownik urzędu stanu cywilnego.

            Pan Andrzej Bąk został poinformowany o uprawnieniach, jakie przysługują kierownikowi jednostki kontrolowanej na podstawie zarządzenia Nr 71/01 Wojewody Podkarpackiego z dnia 10 maja 2001r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli przez Podkarpacki Urząd Wojewódzki w Rzeszowie /za zm./. tj., o prawie:

1)      zgłoszenia zarządzającemu kontrolę przed podpisaniem protokołu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole (§ 32 zarządzenia),

2)      zgłoszenia kontrolującemu w ciągu 7 dni od otrzymania protokołu pisemnych wyjaśnień, co do zawartych w protokole ustaleń, z jednoczesnym podpisaniem protokołu (§ 33 zarządzenia),

3)     odmowy podpisania protokołu, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia zarządzającemu kontrolę w terminie 7 dni od otrzymania protokołu pisemnych wyjaśnień i przyczyn odmowy (§ 34 zaradzenia)

Dokonano wpisu w księdze ewidencji kontroli pod poz. 4/05. Protokół sporządzono dnia 10 listopada 2005 roku, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden wręczono Wójtowi Gminy w Ulanowie Andrzejowi Bąk.

Data otrzymania protokołu: 18 listopada 2005 roku

Data i miejsce podpisania protokołu: 18 listopada 2005 roku, Ulanów

   Kontrolowany:                                                Kontrolujący:

 Burmistrz Gminy i Miasta                               Starszy Inspektor                    mgr inż. Andrzej Bąk                                    mgr Andrzej Kosior