|
ZARZĄDZENIE Nr 38/2004
Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie
z dnia 11 czerwca 2004r.
w sprawie zatwierdzenia Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie.
= = = = = = = = =
Na podstawie art.30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r.o samorządzie gminnym /Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 z p.zm./, art.6 ust.2 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach /Dz.U. z 2002r. Nr 171, poz.1396/ , po uzgodnieniach Archiwum Państwowego w Kielcach
z a r z ą d z a m, co następuje:
§ 1
Zatwierdzam Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie w brzmieniu jak załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Zobowiązuję do przestrzegania w/w Instrukcji wszystkie komórki organizacyjne Urzędu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
INSTRUKCJA
O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA
ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU
GMINY I MIASTA W ULANOWIE
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstającą w związku z działalnością w/w jednostki.
§ 1
PODZIAŁ DOKUMENTACJI
Dokumentacja powstająca w toku działalności Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie z uwagi na wartość historyczną i praktyczną dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
§ 2
MATERIAŁY ARCHIWALNE,
DOKUMENTACJA NIEARCHIWALNA
1. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy, mikrofilmy, nagrania dźwiękowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały przechowywane są wieczyście – nie mogą być niszczone.
2. Dokumentacją niearchiwalną określa się dokumentację inną niż wymienione w pkt 1 – a nie stanowiącą materiałów archiwalnych.
§ 3
OZNACZENIE KATEGORII DOKUMENTACJI
Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:
- symbol „A” – oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne,
- symbol „B” – oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej z tym, że:
a) symbolem „B” – z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentacje praktyczną znaczenia dla potrzeb jednostki oraz dla celów kontrolnych.
b) symbolem „Bc” – oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę
c) symbolem „BE” – oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe w Kielcach Oddział w Sandomierzu, które ustala ostateczną kategorię tej dokumentacji.
3. W szczególnie uzasadnionych wypadkach Archiwum Państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji o której mowa w pkt 2 „b”, uznając ją za materiały archiwalne.
§ 4
POMIESZCZENIE ARCHIWUM
1. Lokal archiwum powinien posiadać:
- miejsce biurowe służące do pracy biurowej i do udostępnienia materiałów archiwalnych,
- magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
- pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę.
2. Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum
Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym warunkom:
a) lokal powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan akt,
b) okna archiwum powinny być zakratowane,
c) drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą lub zakratowane, zaopatrzone w mocne zamki i urządzenie do zakładania plomby plastelinowej,
d) instalacja elektryczna winna posiadać przewody zabezpieczone, a żarówki powinny być w kloszach. Punkty oświetleniowe musza być usytuowane w przejściach między regałami,
e) lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego,
f) archiwum powinno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności powietrza,
g) magazyn archiwalny winien być zaopatrzony w odpowiednie regały metalowe,
h) w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
§ 5
ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM
1. Archiwum gromadzi materiały archiwalne – kat. „A” i dokumentację niearchiwalną – kat. „B” wymienioną w § 3
Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum,
2. przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
3. przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
4. udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Kielcach Oddział w Sandomierzu zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,
6. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.
§ 6
PRZYJMOWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy i Miasta ;
- kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym,
- w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych:
- w 4 egz. Spisu zdawczo-odbiorczego dla akt kat. „A”,
- w 3 egz. Spisu zdawczo-odbiorczego dla akt kat. „B”.
3. spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii „A” i kategorii „B” /Zał. Nr 1/
Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek.
§ 7
PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT W ARCHIWUM
1. Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi.
- W archiwum materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych i kolejnych numerów spisów zdawczo-odbiorczych.
- Materiały archiwalne kategorii „A” układa się na osobnym regale.
- Archiwum rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer kolejny danej teczki w spisie.
- Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
a) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych służący do ewidencjonowania kolejnych spisów zdawczo-odbiorczych – Zał. Nr 4,
c) karty udostępniania akt – Zał. Nr 5,
d) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,
e) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego.
Układ spisów zdawczo-odbiorczych:
- 1 komplet przechowuje się w kolejności narastającej, zgodnie z wykazem spisów zdawczo-odbiorczych,
- drugie egzemplarze odkłada się do teczek założonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
- trzeci egzemplarz spisów akt kategorii „A” przekazuje się do Archiwum Państwowego.
- czwarty egzemplarz spisów akt kategorii „A” przekazuje się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego
f) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę – Zał. Nr 3.
§ 8
UDOSTEPNIANIE I KORZYSTANIE Z AKT ARCHIWUM
1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo-badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
a) udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej korki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt,
b) udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
2. Korzystanie z zasad archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartonową zakładkę, na której należy wpisać datę udostępniania akt.
3. Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
4. Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta.
§ 9
POSTĘPOWANIE W RAZIE STWIERDZENIA BRAKÓW LUB USZKODZEŃ ZWRACANYCH AKT
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:
1. prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce.
2. Kierownik komórki organizacyjnej , w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności.
§ 10
WYDZIELANIE DOKUMENTACJI:
1. W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielania dokumentacji. Przez wydzielenia należy rozumieć:
a) wyłączenie materiałów archiwalnych / kat. A /, podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego,
b) wydzielenie dokumentacji , której okres przechowywania upłynął - na makulaturę,
c) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE, przeznaczonej do ekspertyzy.
2. O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swojego przełożonego , w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt . Skład komisji ustala kierownik jednostki.
W skład komisji wchodzą :
- bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe,
- przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu,
- pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
3. Zadania komisji:
a) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu jej przechowywania,
b) sporządzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej ,której okres przechowywania upłynął, oraz spisu tej dokumentacji – w 2 egzemplarzach.
4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych /kat. A /, może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną /kat. B / do kat. A oraz wydłużyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
§ 11
PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO:
1. Materiały archiwalne po upływie 25 – letniego okresu przechowywania w Urzędzie Gminy i Miasta, przekazywane są do Archiwum Państwowego w Kielcach Oddział w Sandomierzu, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375).
2. Materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych / Zał. Nr 6 / , które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego oraz bezpośredni jego zwierzchnik . Dwa egzemplarze spisów przesyła się do Archiwum Państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli Archiwum Państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni , akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem.
3. Koszty przekazania akt pokrywa strona przekazująca.
§ 12
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ NA MAKULATURĘ :
1. Jeden egzemplarz protokołu oceny dokumentacji wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przesyła do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zezwolenia na ich zniszczenie.
2. Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnienia w spisie dokumentacji przeznaczonej na makulaturę do czasu otrzymania zezwolenia od właściwego Archiwum.
3. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę przechowuje się w oddzielnej teczce .
4. Pozycje zastrzeżone przez Archiwum Państwowe należy pozostawić w archiwum zakładowym .
5. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po otrzymaniu zgody Archiwum Państwowego do zniszczenia akt dokonuje w spisach zdawczo- odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt.
§ 13
NADZÓR NAD ARCHIWUM
1. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniemdo przeprowadzania kontroli oraz Sekretarz Gminy i Miasta.
2. Kontrola wewnętrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.
§ 14
PERSONEL ARCHIWUM
1. Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik.
2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych.
3. Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe należy;
a) prowadzenie prac wymienionych w niniejszej instrukcji oraz przepisach dotyczących prowadzenia archiwum ,
b) znajomość struktury organizacyjnej Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie oraz instrukcji kancelaryjnej , jednolitego rzeczowego wykazu akt.
|
