ZARZĄDZENIE  Nr 28/2005

Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie

z dnia 25 kwietnia 2005r.

w sprawie przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych

i pomocniczych gminy.

         Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości               /Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z p.zm./ oraz ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych /Dz.U.z 2003r. Nr 15, poz. 148 z p.zm.

z a r z ą d z a m, co następuje:

§ 1

Wprowadzam zasady przeprowadzenia kontroli w jednostkach organizacyjnych  i pomocniczych gminy.

§ 2

Zasady przeprowadzenia kontroli w jednostkach organizacyjnych i pomocniczych gminy stanowią załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                             Załącznik

                                                                                 do Zarządzenia Nr 28/2005

                                                                                   Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie

                                                                                        z dnia 25 kwietnia 2005r.

ZASADY PRZEPROWADZANIA KONTROLI W JEDNOSTKACH

§ 1

1. W jednostkach prowadzi się następujące kontrole:

    a) wewnętrzną;

    b) zewnętrzną

2. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za organizacje i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz za nabór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarki i celowości.

3. W celu wykonywania nadzoru o którym mowa w ust. 2 kierownik jednostki ustala:

     a) procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w tym zgodności z planem finansowym;

     b) zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki;

     c) sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny o których mowa w pkt a i b.

§ 2

 Kontrolę zewnętrzną w jednostkach prowadzą:

    a) Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej we wszystkich sprawach zleconych przez Radę                oraz na podstawie planu pracy;

    b) organy uprawnione do prowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów;

    c) upoważnieni przez Burmistrza pracownicy Urzędu Gminy.

§ 3

Podległe jednostki winny być objęte kontrolą co najmniej raz na rok.

§ 4

1. Celem kontroli jest:

    a) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,

    b) ujawnienie zlej organizacji pracy, niegospodarności, nierzetelności oraz braku celowości działania,

    c) badanie prawidłowości, skuteczności i trafności podjętych rozwiązań i działań                    oraz sposobów ich realizacji należących do zadań własnych i zleconych gminie,

     d) sprawdzenie przestrzegania realizacji procedur i zasad określonych w § 1 ust. 3 niniejszego zarządzenia,

     e) zbieranie i przedstawianie Burmistrzowi i Radzie Miejskiej obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności jednostek podległych oraz usprawnienia funkcji nadzoru kontroli i koordynacji.

     f) ustalenie, a także wykazanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych jak również wskazanie sposobów umożliwiających usunięcie stwierdzonych negatywnych zjawisk.

§ 5

1.      Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie (stałe lub jednorazowe) wydane przez Burmistrza.

2.      Upoważnienia do kontroli podlegają rejestrowaniu w miejscu wydania tj. przez komórkę wydającą upoważnienie.

§ 6

Jeżeli kontrola jest przeprowadzona w zespole wieloosobowym zarządzający kontrolę wyznacza (na piśmie) kierownika zespołu, który dokonuje podziału czynności kontrolujących.

§ 7

1.      Kontrole kompleksowe i problemowe przeprowadzone są na podstawie planu kontroli sporządzonego do 31 stycznia każdego roku określającego przedmiot i zakres kontroli.

2.      Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do udzielania wyczerpujących informacji w zakresie objętym kontrolą oraz mogą ustosunkować się na piśmie,                      co do wyników kontroli.

3.      Pracownicy wyznaczeni do przeprowadzania kontroli obowiązani są każdorazowo przygotować się do czynności kontrolnych w szczególności przez:

a)      zapoznanie się z odpowiednimi przepisami prawa normującego postępowanie w sprawach objętych tematyką kontroli

b)     przeanalizowanie materiałów dotyczących działalności jednostki zaklasyfikowanej do kontroli, np. ustaleń poprzednich kontroli i wystąpień pokontrolnych oraz innych informacji, sprawozdań itp.

c)      opracowanie programu kontroli

§ 8

1.      Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej                           w godzinach pracy w niej obowiązującej.

2.      Kontrolujący jest uprawniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej.

3.      Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom               o ochronie informacji niejawnej i ochronie danych osobowych.

4.      Kierownik kontrolowanej jednostki zapewnia kontrolującym warunki niezbędne                do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty dotyczące kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, w miarę możliwości udostępnia oddzielnie pomieszczenie.

§ 9

1.      Kontrolujący przystępuje do wykonania czynności kontrolnych po okazaniu kierownikowi jednostki dowodu osobistego i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli określającego podmiot, przedmiot i zakres kontroli.

2.      Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podpisuje Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dotyczących konieczności sprawdzenia  wyłącznie spraw finansowo-księgowych polecenie przeprowadzenia kontroli i upoważnienie do jej prowadzenia podpisuje Skarbnik.

3.      Kontrolujący dokonuje adnotacji o przeprowadzonej kontroli w ewidencji kontroli jeśli jest w jednostce prowadzona.

§ 10

Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków oraz określenie osób za nie odpowiedzialnych.

§ 11

1.      Kontrolujący dokonuje ustaleń  na podstawie dowodów.

2.      Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty, dowody rzeczowe, dane ewidencji i sprawozdawczości, oględziny, zeznania świadków, opinie biegłych, szkice, zdja.ęcia fotograficzne jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3.      Przy oględzinach magazynu, kontroli kasy i podobnych czynności niezbędna jest obecność osoby o odpowiedzialnej, a w razie jej nieobecności  - komisji powołanej przez kierownika kontrolowanej jednostki.

4.      Z przebiegu czynności, o których mowa w ust. 3 sporządza się odrębny protokół, który podpisują kontrolujący oraz osoby wymienione w ust. 3.

§ 12

Kontrolujący może sporządzić lub zlecić jednostce kontrolowanej sporządzenie niezbędnych dla kontroli kserokopii z potwierdzeniem zgodności z oryginałem oraz wyciągów                            z dokumentów wraz z potwierdzeniem zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

§ 13

1.      Pracownicy kontrolowanej jednostki są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu i zakresu kontroli.

2.      Każdy pracownik kontrolowanej jednostki może w związku z kontrolą złożyć                        z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych                             z przedmiotem i zakresem kontroli.

§ 14

1.      W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenia popełnienia przestępstwa, kontrolujący zobowiązany jest do zabezpieczenia dowodów niezbędnych do prowadzenia dalszego postępowania poprzez przechowanie                                                                                               ich w oddzielnych opieczętowanych pomieszczeniach lub schowku,                                  albo opieczętowanie i oddanie ich na przechowanie kierownikowi kontrolowanej jednostki za pokwitowanie, bądź protokolarne przejecie dokumentów przez kontrolującego.

2.      Zabezpieczone dowody są przekazywane Burmistrzowi, który podejmuje decyzję                o ewentualnym zawiadomieniu organów ścigania.

§ 15

1.       Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

2.       Protokół z kontroli zawiera:

a)      zastrzeżenie, że służy tylko do użytku służbowego;

b)     nazwa kontrolowanej jednostki i jej adres;

c)      imiona i nazwiska kontrolujących oraz numer i datę wydania upoważnienia            do przeprowadzenia kontroli;

d)     datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w kontrolowanej jednostce, wraz z przerwami, jeśli takie wystąpiły;

e)      określenie przedmiotu i zakresu kontroli;

f)       imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki, głównego księgowego oraz osób udzielających informacji;

g)      opis stanu faktycznego, wraz ze wskazaniami stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości z podaniem faktu naruszenia określonych przepisów, a także ocenę stopnia zawinienia pracownika ze wskazaniem, na czym polegało przekroczenie uprawnień lub też już zaistniałych konsekwencji (skutków) takiego naruszenia;

h)      wnioski z kontroli w zakresie:

      - usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;

      - podjęcia działań zapobiegawczych powstania tych nieprawidłowości

        w przyszłości;

      - ewentualnego pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych naruszenia

        obowiązujących przepisów lub popełnienia innych nieprawidłowości;

i) informację o sporządzeniu załączników, stanowiących część składową protokołu oraz ich wyszczególnienie, wzmiankę o sporządzonych protokołach dodatkowych, odpisach i wyciągach, zabezpieczonych dowodach itp.;

j) wzmiankę o poinformowaniu kierownika kontrolowanej jednostki                             o przysługującym mu prawie złożenia wyjaśnień co do ustaleń kontroli zwartych w protokole;

k) daty i miejsce podpisania protokołu;

l) podpis na końcu protokołu – kontrolującego, kierownika jednostki i osób upoważnionych.       

§ 16

1.      Jeżeli kierownik lub główny księgowy kontrolowanej jednostki odmawia podpisania protokołu jest zobowiązany złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

2.      Protokół kontroli podpisania którego odmówili kierownik lub główny księgowy kontrolowanej jednostki, podpisuje kontrolujący czyniąc w protokole wzmiankę                 o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone przez kierownika                        lub głównego księgowego pisemne wyjaśnienia przyczyn odmowy.

3.      Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

§ 17

Kierownik kontrolowanej jednostki może w terminie 5 dni od daty podpisania protokołu złożyć zarządzającemu kontrolę udokumentowane pisemne wyjaśnienia co do zawartych                w protokole ustaleń.

§ 18

1.      w terminie 10 dni od daty podpisania protokołu kontroli – kontrolujący zobowiązany jest do przedłożenia go wraz ze wszystkimi załącznikami zarządzającemu kontrolę.

2.      W przypadku zaistnienia istotnych nieprawidłowości w kontrolowanej jednostce wraz z protokołem kontroli kontrolujący przekazuje zarządzającemu kontrola.ę wystąpienie pokontrolne.

3.      W przypadku uzasadnionych wynikami kontroli wystąpienia pokontrolne powinny zawierać również wnioski o pociągnięcie do określonej prawem odpowiedzialności.

§ 19

1.      Kierownik kontrolowanej jednostki w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego zawiadamia jednostkę zarządzającą kontrolę o jej wykonaniu                         lub o przyczynach jej nie wykonania.

2.      Rzetelność wykonania zaleceń pokontrolnych winna być poddana kontroli sprawdzającej lub też sprawdzenia przy następnej kontroli w jednostce.

§ 20

1.      Uproszczone postępowanie kontrolne może być stosowane w razie potrzeby:

a)      przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla organów Gminy;

b)     zbadania określonych spraw wynikających ze skarg i wniosków oraz listów mieszkańców;

c)      przeprowadzenia badań dokumentów i innych materiałów otrzymanych                   z jednostek podlegających kontroli;

d)     przeprowadzenia kontroli sprawdzającej zwłaszcza w zakresie rzetelności                na odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne.

2.      Do przeprowadzenia uproszczonego postępowania kontrolnego uprawnia imienne upoważnienie (stałe lub jednorazowe) wystawiane przez zarządzającego kontrolę. Kontrolujący okazuje również dowód osobisty.

3.      W upoważnieniu określonym w ust. 2 należy podać przedmiot i zakres kontroli.

4.      Z uproszczonego postępowania kontrolnego kontrolujący sporządza notatkę służbową.

5.      Notatkę podpisuje kontrolujący i przekazuje ją zarządzającemu kontrolę                             wraz z dowodami związanymi z treścią informacji w niej zawartą.

6.      Jeżeli wyniki uproszczonego postępowania kontrolnego wskazują na potrzebę pociągnięcia określonych osób do odpowiedzialności służbowej, materialnej                   lub karnej należy zastosować pełny tryb postępowania kontrolnego i sporządzić protokół.

§ 21

Kontrolującymi mogą być osoby, które ze względu na posiadane kwalifikacje i praktykę zawodową dają rękojmię należytego wykonywania obowiązków służbowych.

§ 22

Ustalenia poczynione w czasie kontroli, a wychodzące poza jej zakres lub spostrzeżenia                      i informacje, które ze względu na interes Gminy nie powinny być znane kontrolowanemu                  i z tego też powodu nie mogą się znaleźć w protokole, należy ująć w notatce służbowej opatrzonej klauzulą: „Wyłącznie do użytku służbowego” i przekazać zarządzającemu kontrolę.

TEZY

Do kontroli jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Ulanów z zakresu:

1.      Opracowania i wprowadzenia do stosowania dokumentacji opisującej przyjętą zasadę rachunkowości w jednostce, zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29.09.1994r.                o rachunkowości /Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z p.zm./

2.      Kontroli 5% wydatków zgodnie z art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26.11.1998r.                            o finansach publicznych /Dz.U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z p.zm./

Ad. 1

1.      Czy w powyższej dokumentacji ujęto sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez ustalenia:

a)      zakładowego planu kont;

b)     wykazu ksiąg rachunkowych;

c)      opisu systemu przetwarzania danych lub systemu informatycznego.                             W tym wykaz programów komputerowych.

2.      Czy ustalono metody wyceny aktywów i pasywów jednostek.

3.      Czy z instrukcją obiegu dokumentów zapoznano pracowników.

4.      Czy kierownik jednostki ustalił instrukcję inwentaryzacyjną.

5.      Czy jest ewidencja druków ścisłego zarachowania.

6.      Czy wyznaczono osoby upoważnione do prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania.

7.      Sprawdzenie 5% wydatków pod kątem czy dokumenty księgowe zatwierdzone zostały do wypłaty przez osoby upoważnione wskazane w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych zgodności wydatków z planem finansowym                                   i  sprawozdaniami.