ZARZĄDZENIE  Nr 10/2007

Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie

z dnia 28 marca 2007r.

w sprawie w sprawie zmiany  regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Ulanów.

= = = = = = = = = =

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz.U.z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm./

z a r z ą d z a m, co następuje:

§ 1

Zmienia się Zarządzenie  Nr 45/2006 Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie z dnia 7 lipca 2006r.  w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 21/2005 Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie z dnia 8 kwietnia 2005r. w sprawie przyjęcia jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie.

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr 21/2005 Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie z dnia 8 kwietnia 2005r. w sprawie przyjęcia jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie oraz Zarządzenie Nr 45/2006 Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie z dnia 7 lipca 2006r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 21/2005 Burmistrza Gminy i Miasta w Ulanowie z dnia 8 kwietnia 2005r. w sprawie przyjęcia jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Ulanowie.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

REGULAMIN

ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY I MIASTA ULANÓW

CZĘŚĆ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin organizacyjny zwany dalej „regulaminem” określa:

1)                   zakres działania i zadania Urzędu Gminy i Miasta Ulanów, zwanego dalej Urzędem,

2)                   organizację Urzędu,

3)                   zasady funkcjonowania Urzędu,

4)                   zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów i stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)                   gminie – należy przez to rozumieć gminę i miasto Ulanów,

2)                   Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Ulanowie,

3)                   Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku USC – należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy i Miasta Ulanów, Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Ulanów, Sekretarza Gminy i Miasta Ulanów, Skarbnika Gminy i Miasta Ulanów, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ulanowie.

§ 3

1.                    Urząd jest jednostką budżetową Gminy i Miasta.

2.                    Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3.                    Siedzibą Urzędu jest budynek administracyjny w Ulanowie przy ulicy Rynek 5

§ 4

1.                    Urząd jest czynny w dniach: poniedziałek, środa, czwartek i piątek w godzinach od 7³⁰ do 15³⁰, wtorek od 8⁰⁰ do 16⁰⁰.

2.                    Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy w godzinach od 8⁰⁰ do 18⁰⁰.

CZĘŚĆ II

Zakres działania i zadania Urzędu

§ 5

1.                    Urząd stanowi aparat pomocniczy organów Gminy i Miasta.

2.                    Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

1)        zadań własnych,

2)        zadań zleconych z zakresu administracji rządowej a także z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów,

3)        zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej /zadań powierzonych/,

4)        zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,

5)        zadań publicznych z zakresu właściwości powiatu oraz z zakresu właściwości województwa powierzonych gminie na podstawie porozumień z tymi jednostkami samorządu terytorialnego.

§ 6

1.                    Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

2.                    W szczególności do zadań Urzędu należy:

1)        przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowanie innych czynności prawnych przez organy gminy,

2)        wykonywanie na podstawie udzielonych upoważnień czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,

3)        zapewnienie organom gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,

4)        przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu gminy oraz innych aktów organów gminy,

5)        realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza

6)        zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji,

7)        prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8)        wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

-          przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

-          prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

-        przechowywanie akt,

-          przekazywanie akt do archiwum,

-        realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

CZĘŚĆ III

Struktura organizacyjna Urzędu

§ 7

   I.                  Kierownictwo Urzędu Gminy i Miasta:

                                                                                                                                                             Symbol

1.                  Burmistrz Gminy i Miasta,                                                                                - BG

2.                    Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta,                                                             - ZB

3.                    Sekretarz Gminy i Miasta,                                                                                - Or

 II.                  Komórki organizacyjne Urzędu Gminy i Miasta:

1.                    Referat Finansów – 4 etaty

1)       Skarbnik Gminy i Miasta (Kierownik Referatu)                                            - Fn

2)       3-osobowe stanowisko pracy ds. księgowości budżetowej                      - Fn

2.                    Referat Podatków i Opłat Lokalnych – 3 etaty

1)       Kierownik Referatu                                                                                         -FnI

2)       2-osobowe stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej,

      wymiaru podatków i opłat lokalnych                                                        -FnI

3.                    Referat Spraw Obywatelskich – 3 etaty

1)       Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (Kierownik Referatu)                        -USC, Poż

2)       Stanowisko pracy ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych           -SO, BHP

3)       Stanowisko pracy ds. wojskowych, obrony cywilnej, gospodarki lokalami, dodatków mieszkaniowych i cmentarnictwa                           -SO, OC, ZK,GK

4.                  Samodzielne stanowiska pracy /10 ½  etatu/

1)       Stanowisko pracy ds. administracyjno-gospodarczych                      -Or, Arch

2)       Stanowisko pracy ds. kadr i gospodarki gruntami                                 -Or, GG

3)       2-osobowe stanowisko pracy ds. inwestycji

      i zamówień publicznych                                                                           -I, ZP

4)       Stanowisko pracy ds. gospodarki przestrzennej                                          -GP

5)       Stanowisko pracy ds. rolnictwa i handlu                                                      -R, H

6)       2-osobowe stanowisko pracy ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej, drogownictwa, kultury, kultury fizycznej, promocji gminy, turystyki i zdrowia

                                                                                 - OS, GK, D, K, Kf, PG, T, Z

7)       Stanowisko pracy ds. obsługi Rady Miejskiej, jej komisji                          -BR

8)       Stanowisko pracy ds. organizacyjnych i informacji publicznej  - Or, BIP

9)       Radca prawny w wymiarze ½ etatu                                                              -RP

5.                    Pracownicy obsługi:

1)       Sprzątaczka – 1 etat

2)       Palacz co– konserwator – 1 etat(sezon grzewczy)

§ 8

W Urzędzie Gminy i Miasta tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1)       Burmistrz Gminy i Miasta,

2)       Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta,

3)       Sekretarz Gminy i Miasta,

4)       Skarbnik Gminy i Miasta(Kierownik Referatu Finansowego),

5)       Kierownik Referatu Podatków i Opłat Lokalnych,

6)       Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich(Kierownik USC)

§ 9

Referaty i samodzielne stanowiska pracy obowiązane są do wzajemnej współpracy przy wykonywaniu zadań jako całości. Na zlecenie Burmistrza wykonują inne czynności w sprawach objętych jego kompetencją oraz w granicach upoważnień udzielonych pracownikom, załatwiają sprawy w imieniu Burmistrza, w tym również wydają decyzje administracyjne.

CZĘŚĆ IV

Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 10

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1)             praworządności,

2)             służebności wobec społeczności lokalnej,

3)             racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4)             jednoosobowego kierownictwa,

5)             planowania pracy,

6)             kontroli wewnętrznej,

7)             podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne referaty, samodzielne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania.

Zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli w Urzędzie Gminy i Miasta stanowią załącznik Nr 1 do Regulaminu.

§ 11

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 12

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 13

1.        Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2.       Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 14

1.        Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2.        Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

3.        Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

4.        Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.

5.        Zasady podpisywania pism określa załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 15

1.       W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty i wykonywanie obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

2.        Zasady kontroli wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie określa załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu.

§ 16

1.      Referaty i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2.      Referaty są zobowiązane do współdziałania z samodzielnymi stanowiskami pracy Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnej konsultacji.

CZĘŚĆ V

Zakres obowiązków Kierowników Referatów i samodzielnych stanowisk pracy wobec organów gminy oraz zasady współpracy ze stanowiskiem do spraw obsługi Rady Miejskiej, jej Komisji.

§ 17

Zakres obowiązków Kierowników Referatów i pracowników realizujących zadania na samodzielnych stanowiskach pracy wobec organów gminy i współdziałania ze stanowiskiem do spraw obsługi Rady Miejskiej, jej Komisji obejmuje:

1.        Opracowywanie projektów materiałów wnoszonych pod obrady Rady Miejskiej i Komisji Rady Miejskiej.

2.        Realizację uchwał Rady Miejskiej, wniosków Komisji Rewizyjnej oraz opracowywanie projektów sprawozdań, analiz i informacji.

3.        Uczestniczenie w sesjach Rady Miejskiej i Komisjach Rady Miejskiej stosownie do omawianej tematyki.

4.        Wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Parlamentu, samorządu gminnego, powiatowego, wojewódzkiego, przeprowadzaniem referendum na terenie gminy i miasta i wyborami organów samorządu miasta i sołectw.

5.        Stanowisko pracy do spraw obsługi Rady Miejskiej i jej Komisji przekazuje wraz z dyspozycją Burmistrza Gminy i Miasta wnioski z sesji do realizacji właściwym Kierownikom Referatów, pracownikom realizującym zadania na samodzielnych stanowiskach pracy.

CZĘŚĆ VI

Współdziałanie Burmistrza i Zastępcy Burmistrza z samorządami mieszkańców miasta i sołectw.

§ 18

Burmistrz Gminy i Miasta i zastępca Burmistrza współdziałają z samorządami mieszkańców miasta i sołectw w zarządzaniu terenem oraz społecznej działalności mającej na celu poprawę warunków bytowych i socjalno-kulturalnych ludności poprzez:

a)             uczestniczenie w zebraniach,

b)             realizację wniosków i uchwał organów samorządu mieszkańców miasta i wsi oraz składanie informacji z ich realizacji,

c)             zasięganie opinii w zakresie projektów planów zagospodarowania przestrzennego gminy i miasta, planu gospodarczego i budżetu,

d)             podejmowania działań związanych z utrzymywaniem bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

CZĘŚĆ VII

Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika

§ 19

Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:

1)       reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2)       podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczania innych osób do podejmowania tych czynności,

3)       wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,

4)       zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

5)       koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu,

6)       rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,

7)       udzielanie odpowiedzi na interpelację i zapytania radnych o ile Statut Gminy i Miasta nie stanowi inaczej,

8)       czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

9)       przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

10)    upoważnienie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

11)    przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Przewodniczącego Rady Miejskiej, członków Zarządu oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

12)    wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa oraz uchwały Rady.

§ 20

Do zakresu zadań Zastępcy Burmistrza należą sprawy:

1)       Zastępowanie Burmistrza w razie jego nieobecności,

2)       Nadzór i koordynowanie spraw realizowanych przez jednostki organizacyjne gminy oraz następujące samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie:

-                      stanowisko ds. gospodarki przestrzennej,

-                      stanowisko ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej, drogownictwa, kultury, kultury fizycznej, promocji gminy, turystyki i zdrowia,

-                      stanowisko ds. rolnictwa i handlu,

3)       Wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

§ 21

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1)       opracowywanie projektów zmian regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy Urzędu,

2)       opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,

3)       nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

4)       opracowywanie zakresów czynności na stanowiska pracy,

5)       przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

6)       organizowanie biblioteki Urzędu i dbanie o stałe uzupełnianie zbiorów Urzędu w tym przede wszystkim aktów normatywnych,

7)       koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,

8)       koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,

9)       wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

§ 22

Do zadań Skarbnika Gminy i Miasta należy:

1)       kierowanie pracą Referatu Finansów,

2)       nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,

3)       wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

4)       kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,

5)       współdziałanie w opracowywaniu budżetu,

6)       wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

CZĘŚĆ VIII

Podział zadań pomiędzy referaty i samodzielne stanowiska pracy

§ 23

Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:

1)       prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2)       pomoc Radzie, właściwym rzeczowo Komisjom Rady i jednostkom pomocniczym Gminy i Miasta w wykonywaniu ich zadań,

3)       współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu,

4)       przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

5)       przechowywanie akt,

6)       stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych,

7)       stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,

8)       usprawnienie własnej organizacji, metod i form pracy,

9)       realizacja wniosków i zaleceń organów kontroli zewnętrznej,

10)    organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć, w celu przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o ochronie informacji niejawnych,

11)    wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta.

§ 24

Referat Finansów

Do zadań Referatu Finansowego należy:

1)       przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy i Miasta oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza Gminy i Miasta,

2)       udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu gminy i miasta,

3)       zapewnienie obsługi finansowo-księgowej Urzędu,

4)       uruchomienie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy i Miasta,

5)       przygotowanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,

6)       sprawowanie kontroli i nadzór nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

7)       prowadzenie ksiąg rachunkowych,

8)       rozliczanie inwentaryzacji,

9)       wykonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

10)    przygotowywanie sprawozdań finansowych,

11)    dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

§ 25

Referat Podatków i Opłat Lokalnych

Do zadań Referatu Podatków i Opłat Lokalnych należy prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego, leśnego, od środków transportowych oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, a w szczególności:

1)       prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

2)       gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

3)       przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

4)       podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

5)       prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

6)       przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,

7)       przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat.

§ 26

Referat Spraw Obywatelskich

Do zakresu działania Referatu Spraw Obywatelskich należy prowadzenie spraw:

Z zakresu Urzędu Stanu Cywilnego:

1)       rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,

2)       sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

3)       sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

4)       przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

5)       przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

6)       stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawie możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,

7)       wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

8)       wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,

9)       koordynowanie spraw ochrony przeciwpożarowej realizowanych przez Urząd Gminy i Miasta,

10)    prowadzenie rejestru Ochotniczych Straży Pożarnych,

11)    Realizacja zadań związanych z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej takich jak:

a)                    zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

b)                   ochrona systemów i sieci informatycznych,

c)                    wnioskowanie w sprawie zapewnienia ochrony fizycznej Urzędu,

d)                   kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

e)                    okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

f)                     opracowywanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,

g)                   szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

Z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych:

1)       realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,

2)       współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie dyscypliny meldunkowej, bezpieczeństwa i porządku publicznego,

3)       prowadzenie stałego rejestru wyborców,

4)       prowadzenie dokumentacji pobytu stałego /KOM/ i kartoteki alfabetycznej stałych i byłych mieszkańców,

5)       prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie wymeldowania z pobytu stałego, rozstrzyganie charakteru pobytu i stwierdzenia istnienia obowiązku meldunkowego,

6)       sporządzanie spisu wyborców dla przeprowadzenia wyborów lub referendum,

7)       realizacja zadań związanych z nadawaniem i upowszechnianiem numerów ewidencyjnych w KOM-ach,

8)       przyjmowanie, kompletowanie oraz prowadzenie dokumentów stanowiących podstawę do wydania dokumentu stwierdzającego tożsamość,

9)       realizacja zadań wynikających z ustaw o zgromadzeniach publicznych, o zbiórkach publicznych,

10)    sprawy związane z oznaczeniem nieruchomości numerami porządkowymi,

11)    prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Urzędzie Gminy i Miasta w Ulanowie.

Z zakresu spraw wojskowych:

1)       współdziałanie z organami wojskowymi,

2)       administracja rezerw osobowych, w tym rejestracja, pobór i ewidencja,

3)       orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela,

4)       ustalanie przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodzin oraz pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,

5)       prowadzenie spraw związanych z oczyszczaniem terenów z materiałów wybuchowych.

Z zakresu obrony cywilnej:

1)       przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,

2)       tworzenie formacji obrony cywilnej,

3)       nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

4)       realizacja zadań związanych ze świadczeniami na rzecz obrony – zgodnie z ustawą o powszechnym obowiązku obrony RP,

5)       udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,

6)       zakwaterowanie sił zbrojnych,

7)       prace związane z opracowaniem planu reagowania kryzysowego,

8)       współudział w organizowaniu ochrony ludności i mienia,

9)       prowadzenie kancelarii tajnej Urzędu,

10)    prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu, spraw zabezpieczenia mienia przed kradzieżą,

11)    zastępstwo pracownika sekretariatu podczas jego nieobecności.

Z zakresu gospodarki lokalami:

1)       administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,

2)       ustalanie stawek czynszu i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe.

Z zakresu dodatków mieszkaniowych:

1) realizacja zadań dotyczących dodatków mieszkaniowych – zgodnie z ustawą z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych.

Z zakresu cmentarnictwa:

1)       realizacja zadań wynikających z przepisów o cmentarzach oraz chowaniu zmarłych,

2)       opieka nad grobami i cmentarzami wojennymi.

§ 27

Stanowisko pracy do spraw administracyjno-gospodarczych

Do zadań stanowiska pracy ds. administracyjno-gospodarczych należą:

1)       sprawy związane z obsługą Sekretariatu tj.:

a)                   wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie przyjmowania i wysyłania przesyłek przychodzących i wychodzących z Urzędu,

b)                   obsługa telefonów, faksu, kserokopiarki,

c)                    prowadzenie ewidencji rozmów telefonicznych,

d)                   przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub kierowanie ich do właściwych referatów, pracowników,

2)       prowadzenie remontów i napraw budynku Urzędu i inwentarza biurowego,

3)       wykonywanie czynności usługowych związanych z obsługą organizacyjną Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

4)       zakup i prowadzenie rozchodu materiałów biurowych, kancelaryjnych, środków nietrwałych, odzieży ochronnej i środków czystości,

5)       prowadzenie spraw socjalno-bytowych pracowników Urzędu,

6)       prowadzenie archiwum zakładowego tj.:

a)             przyjmowanie materiałów do archiwum z komórek organizacyjnych,

b)                   opracowywanie przyjętych materiałów, prowadzenie ewidencji oraz ich zabezpieczenie,

c)                    przekazywanie akt do archiwum państwowego,

d)                   brakowanie akt kategorii „B”, udział w komisyjnym brakowaniu materiałów na makulaturę,

e)                   wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń o wynagrodzeniu z dokumentacji archiwalnej Odzieżowej Spółdzielni Pracy „RUDOTEX” w Rudniku n/Sanem oraz Spółdzielni Kółek Rolniczych w Kurzynie Średniej,

7)       prenumerata prasy, czasopism fachowych.

§ 28

Stanowisko pracy do spraw kadr i gospodarki gruntami

Zadania z zakresu spraw kadrowych:

1)       prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

2)       przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,

3)       prowadzenie dokumentacji związanej ze szkoleniem pracowników,

4)       prowadzenie dokumentacji związanej z nagrodami jubileuszowymi pracowników, odprawami emerytalnymi i rentowymi oraz wnioskami emerytalno-rentowymi,

5)       zapewnienie warunków do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych mianowanych pracowników Urzędu,

6)       prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,

7)       prowadzenie rejestru zatrudnionych pracowników Urzędu Gminy i Miasta,

8)       zakup i prowadzenie ewidencji pieczęci,

9)       sporządzanie sprawozdań dotyczących stanu zatrudnienia i rozliczania czasu pracy,

Zadania z zakresu gospodarki gruntami:

1)       gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami i przeznaczonymi w prowadzenie spraw związanych z:

a)             planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę w tym ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd,

b)                   ustalenie ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,

c)                    organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne,

d)                   nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań Gminy,

e)                    komunalizacja gruntów,

f)              prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,

g)                   tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy,

2)       czynności związane z przygotowaniem decyzji o podziale nieruchomości.

3)       załatwianie spraw związanych z przeznaczeniem gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne,

4)       wyłączenie gruntów z produkcji,

5)       sporządzanie umów dzierżawy gospodarstw rolnych na okres 10 lat /zgodnie z przepisami ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników/,

6)       prowadzenie spraw związanych z windykacją należności z tytułu użytkowania wieczystego.

§ 29

Stanowisko pracy do spraw inwestycji i zamówień publicznych

Prowadzi sprawy:

1)       wyposażenie gruntów przeznaczonych pod budownictwo mieszkaniowe w urządzenia komunalne oraz niezbędne sieci uzbrojenia terenu,

2)       prowadzenie całości zadań związanych z realizacją inwestycji prowadzonych przez Urząd,

3)       prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności:

a)                    zbieranie potrzeb Urzędu z zakresu zamówień publicznych,

b)                   organizowanie przetargów na wykonywanie usług i zakupu materiałów,

c)                   sporządzanie analiz i informacji z przebiegu przetargów pod potrzeby Burmistrza Gminy i Miasta, Regionalnej Izby Obrachunkowej,

4)       przygotowywanie wniosków będących podstawą pozyskiwania środków finansowych ze źródeł zewnętrznych.

§ 30

Stanowisko pracy do spraw gospodarki przestrzennej

Do zadań stanowiska ds. gospodarki przestrzennej należy:

1)       przygotowywanie spraw związanych ze sporządzeniem założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

2)       udostępnianie projektów założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz projektów tych planów do publicznego wglądu i popularyzacja ich treści,

3)       przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów z tych planów,

4)       prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

5)       dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,

6)       ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu – przygotowywanie decyzji,

7)       prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, rejestru graficznego,

8)       załatwianie spraw związanych z podziałem nieruchomości tj. wydawanie na wstępny projekt podziału działek decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu i opinii w formie postanowienia o zgodności z Miejscowym Planem Ogólnym Zagospodarowania Przestrzennego Miasta i Gminy Ulanów,

9)       wydawanie opinii do wyrysu z ewidencji gruntów o możliwości zabudowy,

10)    współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków.

§ 31

Stanowisko pracy do spraw rolnictwa i handlu

Prowadzi sprawy:

Z zakresu rolnictwa i leśnictwa:

1)       łowiectwa,

2)       zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,

3)       dotyczące wspólnot gruntowych, spółek leśnych,

4)       ochrony roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami,

5)       związane z funkcjonowaniem komitetu przeciwpowodziowego,

Z zakresu handlu:

1)       ewidencji działalności gospodarczej,

2)       zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

3)       ustalania czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,

4)       związane z targami i targowiskami,

5)       sprawy określania cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego oraz za przewozy taksówkami, a także określania stref cen obowiązujących przy przewozie osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi,

6)       związane z organizowaniem pracy i obsługą komisji ds. przeciwdziałania alkoholizmowi.

§ 32

Stanowisko pracy do spraw ochrony środowiska, gospodarki komunalnej, drogownictwa, kultury, kultury fizycznej, promocji gminy, turystyki i zdrowia

Prowadzi sprawy:

Z zakresu ochrony środowiska:

1)       związane z wydawaniem zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,

2)       związane z ograniczeniami dotyczącymi maszyn i urządzeń technicznych,

3)       ochrony środowiska przed odpadami,

4)       gospodarki wodnej,

5)       ochrony powietrza atmosferycznego,

6)       związane z wydawaniem decyzji, postanowień – zgodnie z ustawą o odpadach.

Z zakresu gospodarki komunalnej:

1)       zakładanie i utrzymanie zieleni,

2)       związane z utrzymaniem czystości i porządku,

Zadania z zakresu drogownictwa:

1)       prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnym i ulicami tj.:

a)                   przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy i Miasta dotyczących zaliczania dróg i ulic do poszczególnych kategorii,

b)                   związanych z projektowaniem przebiegu dróg, budową, modernizacją i ochroną dróg,

c)                   określanie szczególnego korzystania z dróg, w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne.

2)       koordynacja i obsługa w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.

Zadania z zakresu kultury, kultury fizycznej i turystyki:

1)       prowadzenie rejestru instytucji kultury,

2)       prowadzenie spraw związanych z kulturą i sztuką a w szczególności dotyczących ośrodków kultury, bibliotek,

3)       ochrona dóbr kultury,

4)       realizacja zadań gminy i miasta w zakresie kultury fizycznej w tym sport, rekreacji, turystyki i wypoczynku,

5)       podejmowanie działań zmierzających do bezpiecznego wypoczynku nad rzekami w sezonie letnim.

Zadania z zakresu promocji gminy i miasta:

1)       opracowywanie programów gospodarczych w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych,

2)       analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze gminy i miasta i gmin sąsiednich,

3)       gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promujących gminę i miasto na zewnątrz,

4)       utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,

5)       załatwianie spraw związanych z organizacją współpracy z zagranicą.

Zadania z zakresu zdrowia:

1)       prowadzenie spraw  związanych z tworzeniem i utrzymywaniem oraz przekształceniami i likwidacją zakładów opieki zdrowotnej,

2)        współpraca z komisją do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi,

3)       współdziałanie z placówkami służby zdrowia w zakresie świadczeń zdrowotnych dla mieszkańców gminy i miasta,

4)       zgłaszanie Państwowej Inspekcji Sanitarnej i zakładom służby zdrowia przypadków zachorowania na chorobę zakaźną, podejrzenia o zachorowanie i zgonów na choroby zakaźne po uzyskaniu o nich wiadomości,

5)       prowadzenie spraw związanych z wyrażeniem zgody na utworzenie apteki otwartej, zmianę jej typu.

§ 33

Stanowisko pracy do spraw obsługi Rady Miejskiej i jej komisji.

Prowadzi sprawy związane z:

1)       wyborami Prezydenta RP, do Parlamentu RP, Rady Miejskiej, Rady Powiatu, Sejmiku Województwa, referendum, organów samorządu mieszkańców miasta i wsi i innych organów stosownie do obowiązujących przepisów,

2)       obsługą kancelaryjno-biurową Rady Miejskiej i komisji Rady Miejskiej,

3)       przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami, samodzielnymi stanowiskami pracy, projektów uchwał: Rady i jej komisji, Zarządzeń Burmistrza oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady organów gminy, komisji Rady Miejskiej,

4)       opracowywanie protokołów z obrad, uchwał, wniosków i opinii oraz przekazywanie ich odpowiednim organom i czuwanie nad ich realizacją,

5)       prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Burmistrza Gminy i Miasta, wniosków i opinii Komisji, rejestru wniosków i interpelacji radnych,

6)       egzekwowaniem terminu załatwiania interpelacji i wniosków radnych przez organy, instytucje i jednostki gospodarcze,

7)       prowadzeniem dokumentacji organów samorządu mieszkańców miasta i wsi, a w szczególności związane z:

a)                    ewidencją sołtysów/przewodniczących samorządu mieszkańców Ulanowa/,

b)                   gromadzeniem protokołów z zebrań samorządu mieszkańców,

c)                   przekazywaniem opinii i uchwał z zebrań samorządu mieszkańców Burmistrzowi Gminy i Miasta,

d)                   przygotowywaniem informacji o pracy samorządu mieszkańców miasta i wsi dla potrzeb Burmistrza Gminy i Miasta, Rady Miejskiej,

8)       związane z opracowywaniem danych statystycznych i sprawozdań dotyczących Rady Miejskiej i jej komisji.

§ 34

Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i informacji publicznej

Zadania z zakresu spraw organizacyjnych:

1)       śledzenie przepisów zawartych w Dziennikach Ustaw i Monitorach Polskich oraz przekazywanie ich na odpowiednie stanowiska,

2)       podczas nieobecności pracownika Sekretariatu – obsługa Sekretariatu i wykonywanie innych czynności z zakresu spraw administracyjno-gospodarczych mu przypisanych tj.:

-                czynności kancelaryjne takie jak:

        1/  przyjmowanie przesyłek wpływających przez pocztę,

        2/ wysyłanie pism wychodzących z Urzędu,

        3/ przyjmowanie spraw i podań interesantów,

        4/ prowadzenie rejestrów kancelaryjnych,

        5/ obsługa centrali telefonicznej, faxu.

-          prowadzenie ewidencji rozmów telefonicznych,

-          rozdział wpływów między pracowników zgodnie z dekretacją na pismach,

-          zakup materiałów biurowych, środków czystości.

Zadania z zakresu informacji publicznej:

1)       realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych w zakresie dotyczącym:

        1/ prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

2/  wprowadzania i uaktualniania danych przekazanych przez jednostki organizacyjne Gminy, referaty i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Gminy i Miasta,

3/  stosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,

4/  odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności:

-          zabezpieczenie danych osobowych przed udostępnieniem ich osobom nie upoważnionym,

-          zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych przed zabraniem ich ze stanowisk pracy przez osoby do tego nie upoważnione,

-          obowiązek zachowania w tajemnicy wiadomości o danych osobowych /obowiązek ten istnieje również po ustaniu zatrudnienia/.

§ 35

Zadania Radcy prawnego

1)       opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów przepisów gminnych,

2)       prowadzenie spraw zastępstwa sądowego przed sądami i innymi organami rozstrzygającymi spory,

3)       opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Burmistrza i Urząd Gminy i Miasta,

4)       doradztwo prawne na rzecz Rady Miejskiej i jej komisji,

5)       opiniowanie projektów wzorów decyzji administracyjnych,

6)       udzielanie informacji i pomocy prawnej pracownikom Urzędu Gminy i Miasta w interpretowaniu przepisów, załatwianiu skarg i wniosków, odwołań od decyzji,

7)       wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów o obsłudze prawnej.

CZĘŚĆ IX

Postanowienia końcowe

§ 36

1)       Załączniki od nr 1 do nr 4 do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część.

2)       Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

§ 37

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego ogłoszenia.

Załącznik nr 1

Organizacja Przyjmowania, Rozpatrywania i Załatwiania Indywidualnych Spraw Interesantów w Urzędzie Gminy i Miasta.

§ 1

1.        Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw interesantów w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego, przepisach szczególnych,

2.        Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw interesantów ponoszą kierownicy Referatów oraz pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków,

3.        Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw, w tym zwłaszcza skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 2

1.        Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez interesantów określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków,

2.        Sprawy wniesione przez interesantów do Urzędu są ewidencjonowane w spisach spraw,

3.        Stanowisko pracy ds. organizacyjno-gospodarczych rejestruje wszystkie sprawy /w tym skargi i wnioski/ wpływające do Urzędu,

4.        Kwalifikacji skarg, wniosków i indywidualnych spraw Obywateli dokonuje Burmistrz lub Zastępca Burmistrza a w razie ich nieobecności Sekretarz Gminy, kierując je do załatwienia wraz z odpowiednią dyspozycją właściwym Referatom lub stanowiskom pracy.

§ 3

1.        Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1)      udzielania niezbędnych informacji przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,

2)        rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu a w pozostałych przypadkach do określonego terminu załatwiania,

3)        informowania zainteresowanych o stanie załatwiania ich sprawy,

4)        powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej okoliczności,

5)      informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć.

2.        Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej lub telefonicznej.

§ 4

1.        Burmistrz Gminy i Miasta lub Zastępca Burmistrza przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek tygodnia w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰,

2.        Sekretarz Gminy i Kierownicy Referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy dzień tygodnia,

3.        Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu,

4.        Z przyjęć interesantów we wszystkich sprawach zgłaszanych ustnie sporządzane są protokoły przyjęć tych spraw,

5.        Burmistrz Gminy i Miasta przyjmuje pracowników Urzędu w ramach skarg i wniosków w każdą środę tygodnia w godzinach od 13-tej do 15-tej,

6.        Jeżeli dzień przyjęć interesantów bądź pracowników Urzędu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, dniem przyjęć jest następny dzień pracy.

Załącznik Nr 2

Zasady podpisywania pism

§ 1

Burmistrz Gminy i Miasta podpisuje:

1)        zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,

2)        pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz,

3)        pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności gminy i miasta,

4)        odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Referatów,

5)        decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6)        pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,

7)        pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,

8)       pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracyjnymi,

9)       odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

10)     pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłoszone za pośrednictwem radnych,

11)     inne pisma jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.

§ 2

Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta podpisuje:

1)        odpowiedzi na pisma imienne do niego adresowane,

2)        korespondencję wynikającą z nadzoru nad funkcjonowaniem podległych sobie komórek organizacyjnych,

3)        decyzje administracyjne do wydawania których został upoważniony przez Burmistrza,

4)        inne sprawy i pisma każdorazowo zastrzeżone do swojego podpisu.

§ 3

Sekretarz i Skarbnik Gminy i Miasta podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza i zastępcy Burmistrza.

§ 4

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma będące w zakresie jego zadań.

§ 5

Kierownicy Referatów podpisują pisma związane z zakresem działania Referatów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.

§ 6

Pracownicy przygotowują projekty pism, w tym decyzji administracyjnych – parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

Załącznik Nr 3

Organizacja działalności kontrolnej

§ 1

W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.

§ 2

Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:

1)                   legalności,

2)                   gospodarności,

3)                   rzetelności,

4)                   celowości,

5)                   terminowości,

6)                   skuteczności.

§ 3

Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 4

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:

1)       Burmistrz lub Zastępca Burmistrza albo osoby działające na podstawie pełnomocnictw przez nich udzielonych – w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk pracy,

2)       Skarbnik Gminy – główny księgowy budżetu w zakresie przyznanych mu ustawowych upoważnień,

3)       Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.

§ 5

Kontrolę zewnętrzną wykonują:

1)            Skarbnik Gminy – główny księgowy budżetu w zakresie przyznanych mu ustawowych upoważnień w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonywaniu budżetu oraz planu finansowego dla zadań państwowych zleconych gminie,

2)             Referaty i samodzielne stanowiska pracy zgodnie z przyznanymi przez Burmistrza pełnomocnictwami w zakresie właściwości rzeczowej.

§ 6

Z kontroli sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, jeden dla osoby kontrolowanej, a drugi dla osoby kontrolującej.

  Załącznik Nr 4

Struktura organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta  w Ulanowie