Ulanów 19.12.2018

ZAPYTANIE OFERTOWE

Na prowadzenie „ Kompleksowej bankowej obsługi budżetu Gminy i Miasta Ulanów oraz jej jednostek organizacyjnych”

w okresie od 01.01.2019  do 31.12.2021

Gmina i Miasto Ulanów  zaprasza do złożenia oferty cenowej na kompleksową bankową obsługę budżetu Gminy i Miasta Ulanów oraz jej jednostek organizacyjnych.

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) ze względu na to, iż wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30.000 Euro (art. 4 pkt 8 ustawy).

1.                   ZAMAWIAJĄCY

Nazwa: Gmina i Miasto Ulanów

Adres: ul Rynek 5  37-410 Ulanów

Telefon: ( 15 ) 8763 041

e-mail: miasto@ulanow.iap.pl

NIP 6020016510

REGON 830409488

2.                   OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie „ Kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy i Miasta Ulanów i jej jednostek organizacyjnych” obejmującej:

2.1                            Bieżącą obsługę bankową, w tym:

a)       Otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków bieżących, rachunków pomocniczych, w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej, lokat terminowych.

b)       Realizację poleceń przelewów w wersji papierowej i elektronicznej na rachunki w banku obsługującym Zamawiającego oraz w innych bankach, przy czym zlecenia płatnicze złożone do godziny 14:00 realizowane powinny być w tym samym dniu, zaś przelewy złożone po tej godzinie zostaną przekazane do realizacji najpóźniej w następnym dniu roboczym. Wykonawca zapewni bezpłatne dokonywanie wszystkich rodzajów przelewów w ramach swojego banku.

c)       Przyjmowanie wpłat gotówkowych na rzecz Gminy i Miasta Ulanów  oraz jej jednostek organizacyjnych  

d)       Dokonywanie wypłat gotówkowych na zlecenie Gminy i Miasta Ulanów oraz jej jednostek organizacyjnych

e)       Wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi

f)        Wydawanie blankietów czeków gotówkowych

g)       Możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bankowych w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb Zamawiającego.

2.2   Pozostałe usługi bankowe, w tym:

a)       Wydawanie opinii bankowej o prowadzonym rachunku bankowym, innych opinii i zaświadczeń na żądanie Zamawiającego oraz wykonywanie innych czynności bankowych np. zmiana karty wzoru podpisów itp.

b)       Możliwość lokowania zgromadzonych środków na lokatach terminowych( lokaty automatyczne )

c)       Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych

d)       Oprocentowanie wolnych środków na rachunkach lokat terminowych

e)       Możliwość zerowania określonych rachunków bieżących dochodów i wydatków Gminy i jej jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami Zamawiającego, polegające na przekazaniu z ostatnim dniem każdego miesiąca kwot pozostałych na w/w rachunkach na rachunek bieżący budżetu Gminy

f)        Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków pomocniczych gminy oraz jednostek podległych, na rachunek bieżący budżetu Gminy po każdym naliczeniu odsetek.

g)       Zapewnienie dostępności usługi identyfikacji przychodzących płatności masowych kontrahentów, poprzez umieszczenie indywidualnych oznaczeń w numerze rachunku o charakterze wirtualnym, wynikających z umowy, współpracy w zakresie stosowania i wdrażania poszczególnych usług objętych przedmiotem zamówienia.

2.3   Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowej

a)instalacja systemu

b)Obsługa systemu

 c)Przeszkolenie pracowników

d) Realizacja przelewów w formie elektronicznej. W przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej Wykonawca umożliwi wykonanie przelewów w formie papierowej zgodnie z potrzebami Zamawiającego

2.4   Możliwość udzielenia kredytu na rachunku bieżącym na pokrycie występującego w trakcie roku budżetowego niedoboru w wysokości i terminie określonym upoważnieniem w uchwale budżetowej..

Udzielenie Zamawiającemu w każdym roku odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu do wysokości uchwalonej przez Radę Miejską w Ulanowie. Oprocentowanie kredytu oparte będzie. na bazie stawki WIBOR dla depozytów 1- miesięcznych ustalonej jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1 M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy powiększonej lub pomniejszonej o marżę banku. Stawka WIBOR stanowiąca podstawę do określenia oprocentowania w danym miesiącu wyznaczona będzie każdorazowo według zasad stosowanych przez Wykonawcę . O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Wykonawca powiadomi Zamawiającego w formie pisemnej bez obciążania kosztami. Do naliczania odsetek przyjmuje się, że rok liczy 365 dni. Odsetki od wykorzystanego kredytu płatne będą miesięcznie poprzez pobranie z wskazanego przez Zamawiającego rachunku. Uruchomienie tego kredytu będzie następować bez dodatkowych opłat i prowizji .Kredyt w rachunku bieżącym będzie postawiony do wykorzystania przez Zamawiającego w następnym dniu po podpisaniu umowy kredytowej. Zamawiający przed pierwszym uruchomieniem kredytu w danym roku, zawiadomi Wykonawcę o zamiarze skorzystania z niego co najmniej 14 dni wcześniej i dostarczy wymagane przez Wykonawcę dokumenty.

3.       Wykonawca nie będzie pobierał żadnych innych opłat niż określone w formularzu oferty - załącznik nr 1.

4.       Wykonawca nie będzie pobierał opłat za wydanie, na pisemne lub telefoniczne zlecenie Zamawiającego,  zaświadczeń i opinii bankowych.

5.       Zamawiający wymaga, aby zamówieniem niniejszym zostały objęte jednostki organizacyjne Gminy i Miasta Ulanów określone w załączniku nr 3.

6.       Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zawarł umowy na prowadzenie  rachunku bankowego oddzielnie na każdą jednostkę organizacyjną.

7.       Zamawiający nie będzie związany przedstawionym przez Wykonawcę projektem umów i zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian do tych projektów przed podpisaniem w wersji ostatecznej.

8.       Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy obsługi bankowej Gminy i Miasta Ulanów i jej jednostek w przypadku zmiany struktury organizacyjnej Gminy, pojawienia się nowych produktów bankowych lub rozwiązań organizacyjnych, z których Zamawiający będzie zamierzał skorzystać, zajdzie konieczność dostosowania umowy do aktualnego stanu prawnego.

9.       Termin wykonania zamówienia: od 01.01.2019  do 31.12.1021 r.

10.   Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy potwierdzający spełnienie warunków:

a)       Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

b)       Posiadają oddział, placówkę, filię lub punkt kasowy na terenie miejscowości Ulanów lub  utworzą oddział, placówkę, filię lub punkt kasowy w terminie do 31.01.2019

11.   Wykaz załączników i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki:

a)       Formularz ofertowy (załącznik nr 1)

b)       Formularz cenowy (załącznik nr 2)

c)       Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Ulanów  ( Załącznik nr 3 )

d)       Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert

e)       Zezwolenie Prezesa NBP na wykonywanie czynności bankowych lub inne wynikające z prawa bankowego.

f)        Oświadczenie z art. 24 ust. 1 i 2 Prawo Zamówień Publicznych  ( Załącznik nr 5 )

g)       Oświadczenie Wykonawcy o zapewnieniu kompleksowej obsługi Zamawiającego w oddziale, filii, placówce lub punkcie kasowym w miejscowości Ulanów lub o zamiarze jego/jej utworzenia w terminie do 31.01.2019  (załącznik nr 4)

12.               Opis sposobu obliczenia ceny:

a)Wykonawca określi ceny w zł na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu cenowym w poz. od 1  do 8

b)Wysokość oprocentowania rachunków bieżących i pomocniczych  będzie obliczona w oparciu o stawkę procentową WIBID 1M ustaloną w pierwszym dniu każdego miesiąca na podstawie średniej arytmetycznej stawki WIBID 1M z poprzedniego miesiąca i obowiązującą do ostatniego dnia miesiąca następnego, powiększoną lub pomniejszoną o marżę banku przedstawioną w ofercie  ( za m-c listopad WIBID 1M – 1,44 %) Oprocentowania rachunków bieżących i pomocniczych należy przyjąć na podstawie stopy referencyjnej WIBID 1M stawka z dnia 25.11.2018 tj. 1,44 oraz podać nieujemną marżę m-taką, by oprocentowanie było równe WIBID 1M+ - marża, gdzie m jest nieujemną marżą niezmienną w okresie obowiązywania umowy.

Zmiana oprocentowania środków pieniężnych na tych rachunkach będzie następowała w miesięcznych okresach obrachunkowych.

c)Oprocentowanie  wolnych środków na lokatach – stawka WIBID O/N x wskaźnik korygujący - …………..% w skali roku ( określone w oparciu o notowane stawki WIBID O/N obowiązującej na 25.11.2018)

13.               Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

Przy ocenie ofert i wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający będzie stosował następujące kryteria:

I.        Kryterium ceny podzielone na podkryteria cenowe, o sumie wag procentowych równej  75 %  w tym:

1)otwarcie 1 rachunku bankowego ( w zł )                                                                                     5 %

2)miesięczny koszt prowadzenia 1 rachunku bankowego ( w zł/m-c )                                     10%

3)likwidacja rachunku bankowego ( w zł )                                                                                        5%

4)przelewy środków na rachunki w innych bankach ( w zł )                                                       15%

- w systemie tradycyjnym                  7%

- w systemie elektronicznym            8%

5)prowizje od wpłat gotówkowych na rzecz Gminy                                                                     20%

6)prowizje od wypłat gotówkowych                                                                                               10%

7)wydawanie blankietów czeków                                                                                                      5%

8)koszt miesięczny korzystania z bankowości elektronicznej                                                       5%

II. Kryterium wysokości oprocentowania środków pieniężnych na rachunkach bieżących i pomocniczych wg zmiennej stopy procentowej  ( % )          -                                                    15 % 

III. Kryterium wysokość oprocentowania lokat krótkoterminowych                                       10 %      

Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać Wykonawca wynosi 100 pkt.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów, obliczonych w oparciu o ustalone kryteria według wzoru:

Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego. Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia.

Cenę za wykonanie poszczególnych części przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu cenowym (Załącznik nr 2), a całego przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) stanowiących załączniki do niniejszego zapytania.

Wynik - oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów przyznanych w oparciu o ustalone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów       (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku). Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z bankami.

14.               Określenie miejsca, sposobu i terminów składania ofert.

Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami dostępne jest na stronie internetowej www.ulanow.pl

Ofertę należy przesłać w zamkniętej kopercie z napisem „ Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy i Miasta Ulanów i jej jednostek organizacyjnych" w okresie od 01.01.2019 do 31.12.2021 r na adres Zamawiającego:

Gmina i Miasto Ulanów ul. Rynek 5  37-410 Ulanów

lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie Urzędu Gminy i Miasta Ulanów do dnia 27.12.2018 r. do godziny 15:00.

15.               Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania i nie dokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny i bez możliwości dochodzenia przez oferentów roszczeń z tego tytułu.

16.               Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest:

Pan Tomasz Siorek– Skarbnik Gminy i Miasta Ulanów  tel. 15/ 8763 326

17.  Załączniki:

a)       Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

b)       Załącznik nr 2 - Formularz cenowy

c)       Załącznik nr 3 - Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Ulanów

d)       Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy o zapewnieniu kompleksowej obsługi Zamawiającego w oddziale, filii, placówce w Ulanowie  lub o zamiarze jego/jej utworzenia.

e)       Załącznik nr 5 - Oświadczenie z art. 22 ust.1 oraz art.24 ust.1 i 2 Prawo Zamówień Publicznych

f)        Klauzula ogólna RODO

 files/fck/563/file/Bank/2018/Zalacznik_nr_1_Formularz_ofertowy.doc

files/fck/563/file/Bank/Zalacznik_nr_2_Formularz_cenowy(1).doc

files/fck/563/file/Bank/2018/Zalacznik_nr_3_Wykaz_jednostek_organizacyjnych.doc

files/fck/563/file/Bank/2018/Zalacznik_nr_4_Oswiadczenie_o_posiadaniu-utworzeniu_filii.doc

files/fck/563/file/Bank/2018/Zalacznik_nr_5.doc

files/fck/563/file/Bank/2018/Zalacznik_nr_6-_Ogolna_klauzula_informacyjna.doc

files/fck/563/file/Bank/2018/przynaleznosc_do_grupy_kapitalowej.doc